Podczas okresu swojego funkcjonowania wspólnota mieszkaniowa gromadzi obszerną dokumentację, nie ma jednak zazwyczaj miejsca na przechowywanie tak dużych archiwów. Co zatem robić z dokumentami? Które należy przetrzymywać, a które można zniszczyć?

Zacznijmy od dokumentacji technicznej i projektowej, która zwykle zajmuje dużo miejsca. Przepisy odnośnie jej przechowywania reguluje prawo budowlane (DzU z 2006 r. nr 156, poz. 1118 ze zm.). Dokumentację techniczną trzeba przechowywać przez cały okres eksploatacji nieruchomości i nie można jej zniszczyć, chyba że urządzenia lub instalacje zostały zastąpione innymi, wówczas można rozważyć zniszczenie dokumentacji dotyczącej usuniętego urządzenia. W praktyce jednak przechowuje się komplet dokumentacji o budynku, gdyż jest to wiedza o jego historii i przeprowadzonych pracach remontowo-modernizacyjnych, a także obowiązkowych przeglądach.

O terminach przechowywania dokumentacji księgowej decyduje ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości, m.in. art. 74: Należy też pamiętać o przepisach ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, w której określono zasady przechowywania dokumentów związanych z podatkami, tj. podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami uzyskania, odliczeniami.

Beata Jońska