Prezentujemy autorski sposób ewidencjonowania przychodów i kosztów oraz ich grupowania w celu ułatwienia opracowywania sprawozdań finansowych. Twórca tej metody, nasz czytelnik, Paweł Jakubowicz, stworzył ją na bazie swoich wieloletnich doświadczeń i zachęca do jej stosowania. Wszystkie tabele, o których mowa w artykule, są dostępne poniżej w wersji edytowalnej.

Jak wiadomo, zgodnie z ustawą o własności lokali wspólnota corocznie uchwala plan gospodarczy będący podstawą działalności zarządu nieruchomością wspólną w każdym roku obrotowym. Konieczność zrealizowania tego planu gospodarczego zmusza zarząd do prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej oraz do – kilkakrotnego w ciągu roku – monitorowania spodziewanych nadwyżek przychodów nad kosztami, które mają być jeszcze poniesione, co jest warunkiem zachowania płynności finansowej.

Spełnienie powyższych warunków zapewnia prowadzenie ewidencji księgowej w postaci następujących tabel.: „Rejestr wyciągów bankowych” (tabela 1 i 2), „Zestawienie wpłat” (tabela 3), „Rozliczenie właścicieli” (tabela 4), roczne „Zestawienie wydatków z funduszu eksploatacyjnego” (tabela 5). Tabele te stanowią podstawę do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego (tabela 7) oraz do indywidualnego rozliczenia się z każdym z właścicieli (tabela 6). Roczne sprawozdanie finansowe przyjęte przez ogół członków wspólnoty na zebraniu sprawozdawczym jest sprawdzianem wykonania planu gospodarczego i daje podstawę do udzielenia absolutorium zarządowi nieruchomości wspólnej.

.

Charakterystyka opisywanej nieruchomości

Analiza została oparta na przykładzie nieruchomości, w której zarządzaniu autor uczestniczy. Na część użytkową tego budynku składają się wyłącznie lokale mieszkalne – 6 z nich należy do gminy, 40 zostało wykupionych. Obiekt nie ma strychu, tylko stropodach, a powierzchnia użytkowa nieruchomości wynosi 2103 mkw.

Coraz częstsze awarie instalacji elektrycznej zmusiły nowo powołany zarząd nieruchomości do niezwłocznego jej zmodernizowania, co nastąpiło w latach 2002–2003. W kolejnych latach wykonano także:

• modernizację pozostałych kilku pionów wodno-kanalizacyjnych,

• naprawę przeciekającej ściany frontowej elewacji północnej i gzymsu oraz remont 16 balkonów i wymianę 14 okien klatek schodowych,

• wymianę błędnie wykonanego przykanalika w podpiwniczeniu,

• remont izolacji fundamentów,

• remont kapitalny dachu wraz z kominami,

• renowację drewnianych poręczy 4 klatek schodowych,

• malowanie wnętrz klatek schodowych i przedsionków piwnic.

Drobniejsze inwestycje zostały tu pominięte.

Coroczne kilkukrotne podwyżki cen energii cieplnej i coraz częstsze awarie instalacji centralnego ogrzewania zmusiły wspólnotę do przeprowadzenia termomodernizacji budynku. Dla uniknięcia wieloletnich zadłużeń, zgodnie z zaleceniami audytu wspólnota podjęła w styczniu 2009 r. uchwałę o podzieleniu termomodernizacji na dwa etapy:

1) Docieplenie stropodachu oraz wymianę instalacji c.o. z opomiarowaniem grzejników zrealizowano w 2009 r. Uzyskano na ten cel kredyt w wysokości 190 tys. zł, 25 proc. środków na inwestycję pochodziło z funduszu remontowego.

2) Docieplenie ścian zewnętrznych wraz z odnowieniem elewacji zostało zaplanowane do wykonania po spłaceniu ww. kredytu.

Podczas spłacania niezbyt uciążliwych rat kredytowych (w systemie malejących odsetek obniżonych), dzięki premii termomodernizacyjnej wspólnota sfinansowała dodatkowo wymianę sześciu drzwi frontowych klatek schodowych (2010–2011), a jeszcze przed zakończeniem spłaty rat kredytowych przewiduje wymianę instalacji domofonowej oraz okienek piwnic.

Pierwszy etap termomodernizacji przyniósł wspólnocie zmniejszenie zużycia energii cieplnej o 35 proc. oraz zmniejszenie zamówionej mocy cieplnej o 25 proc.

Praktyczne zasady ewidencjonowania przychodów i kosztów

Miejski Zakład Komunalny (MZK) zawarł z mieszkańcami indywidualne umowy dotyczące rozliczeń zużycia wody, odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości stałych, więc te usługi mieszkańcy opłacają indywidualnie, zaś wspólnota pokrywa jedynie koszty przekroczenia umownej różnicy między sumą wskazań wodomierzy mieszkaniowych a wskazaniem wodomierza głównego (jeżeli taka wystąpi). Rozliczenia przychodów i kosztów we wspólnocie mieszkaniowej sprowadzają się zatem do ewidencjonowania obrotów na trzech funduszach: eksploatacyjnym, centralnego ogrzewania i remontowym (obrazują to tabele). W razie potrzeby można utworzyć kolumny opłat za usługi MZK bądź też odrębne tabele, które byłyby niezbędne w przypadku zawarcia nowej umowy dotyczącej usług komunalnych.

Wszystkie operacje finansowe realizowane są za pośrednictwem rachunku bankowego.

Dla uzyskania rzetelnych danych do sprawozdania finansowego wystarczy prawidłowe i systematyczne sporządzanie rejestrów wyciągów bankowych (tabela 1 i 2), kwartalnych zestawień wpłat (tabela 3), kwartalnych rozliczeń właścicieli mieszkań (tabela 4) i rocznego zestawienia wydatków (tabela 5). Jako przykład rozliczeń wystarczą załączone tabele dotyczące IV kwartału 2010 r.

W celu sporządzenia rejestru wyciągów bankowych wpłaty wymienione w każdym wyciągu należy rozdzielić na trzy ww. fundusze, zgodnie ze stawkami opłat przyjętymi uchwałą członków wspólnoty. Dla ułatwienia kontroli terminowości wpłat i ułatwienia sporządzenia zestawienia wpłat, w kolumnach: „Numery mieszkań” podajemy lokale opłacone terminowo oraz nieterminowo, lecz z podaniem miesiąca, za który wpłacono należność. W kolumnie: „Uwagi” podajemy odbiorcę przelewu, co ułatwia sporządzenie tabeli 5.

We własnym interesie należy zadbać o zakwalifikowanie każdego wydatku do właściwego funduszu. Zbyt późne wykrycie pomyłki zmusi nas do pracochłonnego korygowania sald.

Przedstawiona w tabelach systematyka ewidencjonowania przychodów i kosztów nie pozwala na pominięcie w rozliczeniach żadnej operacji lub też na mylne jej zaksięgowanie – każdy błąd zostanie natychmiast wykryty w postaci niezgodności odpowiadających sobie miesięcznych sum (np. danych z tabeli 3 względem sum z tabeli 1). Dlatego też np. sumy wpłat na fundusz remontowy za październik i listopad: 3602,20 oraz 5537,40 z tabeli 1 muszą być identyczne, jak w wierszu „Razem” z tabeli 3 w kolumnach „F. rem.” tych miesięcy. Wspomniana niezgodność jest łatwa do wyeliminowania poprzez analizę wielkości wpłat w kolumnie, w której zaistniała.

Zatem to rejestry wyciągów bankowych stanowią podstawę do sporządzania zestawień wpłat (i nie tylko, o czym poniżej), a te z kolei służą do sporządzania kwartalnych rozliczeń właścicieli mieszkań. Taki sposób rozliczania wyklucza możliwość zgłaszania reklamacji przez wpłacających, ponieważ uiszczone przez nich opłaty będą ściśle odpowiadały kwotom zaksięgowanym za pomocą wyciągów bankowych. Transparentność tej metody polega na zapewnieniu łatwej kontroli poprzez zamieszczanie w kolumnie: „DATA-NR” rejestru wyciągów bankowych numeru kolejnego wyciągu (obok daty), który zamieszczamy też w kolumnach „Nr” przyporządkowanych każdemu z miesięcy opisywanych w zestawieniu wpłat. Zapewnia to szybką kontrolę prawidłowości zaksięgowania poszczególnych kwot.

Budowa rocznego sprawozdania finansowego

Badając poszczególne tabele zauważymy, że rejestr wyciągów bankowych odgrywa kluczową rolę w sprawozdawczości finansowej. Tabela 2 zawiera takie wiersze pomocnicze, jak: „I półrocze” oraz „3 kwartały”, które ułatwiają podanie odpowiednich liczb w wierszach: „II półrocze” i „2010 rok”, przy czym ten ostatni współtworzy roczne sprawozdanie finansowe (tabela 7). Dowodzą tego następujące wiersze tabeli 7: „Wydatki w 2010 roku”: -22 569,90; -63 603,11 oraz -97 313,42 (po odjęciu kwoty przychodów 243,60 zł ze sprzedaży złomu 17 listopada 2010, według tabeli 1 zakwalifikowanych jako zmniejszenie wydatków);

„Wpłaty właścicieli w 2010 roku”: 23 467,39; 63 321,21; 48 201,84;

„Saldo w dniu 31.12.2010 (1+2+3+4+5-6-7-8)”: 168,73; 7956,47; 1590,66.

Po poprawnym sporządzeniu tabeli 3 możemy skopiować wpłaty 3-miesięczne za IV kwartał do opróżnionych kolumn tabeli 4 (rozliczenie właścicieli) oraz po wprowadzeniu do niej wielkości naliczeń 3-miesięcznych możemy poprawnie ustalić wielkości nadpłat lub niedopłat na koniec roku dla poszczególnych właścicieli zgodnie z zasadą:

„saldo 30.09.2010 + wpłaty 3-miesięczne – naliczenia 3-miesięczne = saldo 31.12.2010”.

Wielkość salda 31.12.2010 w wierszu: „Razem” tabeli 4 odpowiada wielkości niedopłat w wierszu 11 tabeli 7. Wyjątek stanowi niedopłata c.o. (-625,04), której niedokładność wynikła z dwóch powodów:

1) z konieczności zaokrąglenia dużej liczby tzw. jednostek podzielnikowych (naliczanych przez podzielniki kosztów) w wyniku dokonania ich redukcji, zgodnie z przyjętą tabelą współczynników redukcji;

2) z konieczności włączenia kosztów rozliczenia do bilansu kosztów ogrzewania lokali.

Liczba jednostek podzielnikowych podlega redukcji dla mieszkań o większej energochłonności, usytuowanych pod tym względem niekorzystnie w bryle budynku. Dotyczy to mieszkań narożnych, szczytowych, narożno-szczytowych, parterowych itp. Jednak różnice danych z wierszy 2 i 3 rozdziału: „Rozrachunki i środki pieniężne” tabeli 7 odpowiadają ściśle wartościom z wiersza: „Razem” tabeli 4:

442,78 – 61,49 = 381,29;

1081,31 – 468,10 = 613,21;

477,53 – 95,00 = 382,53.

Zgodnie z zasadą memoriału (art. 6 ustawy o rachunkowości), w sprawozdaniu finansowym wspólnoty mieszkaniowej należy ująć wszystkie przychody i koszty dotyczące danego roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłaty. Dlatego zobowiązania niezrealizowane przed 1 stycznia 2011 r. wyszczególnione są w rozdziale: „Rozrachunki i środki pieniężne”, a pod spodem umieszczona jest informacja o odjęciu zobowiązań za rok poprzedni (liczba oznaczona # w wierszu 4 tabeli 5) oraz o dodaniu zobowiązań za 2010 r. w łącznej wysokości 550,35 zł opłaconych w styczniu 2011 r., w wyniku czego otrzymujemy sumę kosztów funduszu eksploatacyjnego 22741,99 (w wierszu: „RAZEM” tabeli 6), które wspólnota poniosła w roku obrotowym 2010 w ramach funduszu eksploatacyjnego (czyli kosztów zarządu nieruchomością wspólną).

Tabela 6 służy do indywidualnego rozliczenia się z każdym właścicielem lokalu. Sporządzenie tej tabeli wymaga przeniesienia rocznych kosztów opłaconych usług z tabeli 5 (pomniejszonych o zobowiązania ubiegłoroczne - #) do kolumny: „WARTOŚĆ”. Koszty te dzielimy przez 2103 mkw. powierzchni użytkowej budynku i przez 12 miesięcy, otrzymując jednostkowe miesięczne koszty rzeczywiste, których zsumowanie w kolumnie: „PO ROZLICZENIU” daje bazę (0,9012 zł/mkw.) do rozliczenia się z właścicielem.

Kolumna: „WG OFERTY” zawiera dane wynikające z planu gospodarczego na 2010 r. i służy analizie porównawczej lub też ocenie poprawności planowania. Znikoma rozbieżność pomiędzy kosztem planowanym a wynikowym została tu osiągnięta wskutek zawarcia umów z dotychczasowym gronem usługodawców oraz niskiej awaryjności instalacji.

Analizując fundusz remontowy tabeli 6 zauważymy, że różnica przychodów i kosztów daje saldo funduszu remontowego 1590,66 (jak w wierszu 8 tabeli 7).

Porównując tabelę 5 z tabelami 1 i 2, zauważymy zgodność danych z wiersza 8 tabeli 5 dla miesięcy: X, XI, XII z odpowiednimi sumami wydatków z funduszu eksploatacyjnego w rejestrach wyciągów bankowych .

Zatem poprawnie sporządzone rejestry wyciągów bankowych stanowią źródło wielu danych niezbędnych do opracowania sprawozdania finansowego oraz zapewniają kontrolę prawidłowości sporządzenia zestawień wpłat, rozliczeń właścicieli, a nawet rocznych sprawozdań finansowych.

Paweł Jakubowicz

Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej

Pliki do pobrania:

- tabela1,

- tabela2,

- tabela3,

- tabela4,

- tabela5,

- tabela6,

- tabela7.