W celu wykonania jakiegokolwiek rozliczenia musi być prowadzona ewidencja i podany sposób jej prowadzenia oraz sposób wykonywania rozliczeń - regulamin rozliczeń we wspólnocie. Brak tych dokumentów powoduje, że we wspólnocie mogą wystąpić nieprawidłowości, a otrzymane przez właściciela lokalu rozliczenie jest niejasne.

Ustawodawca jasno określił w art. 22 ust. 3 pkt 10 ustawy o własności lokali - uwl (tekst jedn. DzU nr 80, poz. 903 z późn.zm.), kto ustala zakres i sposób prowadzenia ewidencji oraz rozliczeń we wspólnotach mieszkaniowych. Zapis ten jest przez nie rzadko stosowany, dlatego później wynikają poważne problemy, a nawet nadużycia. Ani zarząd wspólnoty, ani administrator nie mają prawa narzucić zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej (za media zużyte w lokalach właścicieli lokali, za reklamy itd.). Takie prawo mają tylko właściciele lokali, a nawet mają obowiązek wynikający z art. 27.

Ryszard Niedźwiecki